Les propriétaires de petite entreprise savent que le temps est une ressource précieuse. Pour ceux qui emploient toute leur énergie, leur expertise et leur tact à faire tourner la machine, les journées sont toujours trop courtes. Bref, il est difficile de trouver du temps pour les spéculations quand on jongle avec une foule d’impératifs bien réels. Malheureusement, les catastrophes frappent sans prévenir – et plus souvent qu’on le pense. Un incident qui interrompt soudainement vos activités ou empêche vos employés talentueux de faire leur travail peut avoir des conséquences désastreuses, surtout si vous ne savez pas comment y réagir. Fuite de données, ouragan, incendie, épidémie… Avec un bon plan de continuité des activités, votre petite entreprise pourra surmonter de grands obstacles.

Qu’est-ce que la continuité des activités, et pourquoi est-ce si important?

Imaginez que votre pire cauchemar professionnel devienne réalité : un incident vous force à suspendre toutes vos activités. Il faut gérer les conséquences immédiates de l’inondation, de l’incendie, de la pandémie ou de toute autre situation critique, mais il faut aussi s’attaquer aux défis logistiques : faire en sorte que les employés reprennent le travail, assurer la continuité de la chaîne d’approvisionnement, répondre à la demande pour vos services, etc. Voilà un scénario qui donne des sueurs froides à bien des gens. C’est dans ce genre de situations qu’un plan de continuité des activités trouve tout son sens : il sert à anticiper les conséquences financières et opérationnelles d’une perturbation et à prévoir les mesures à prendre pour un retour à la normale aussi rapide que possible. La planification de la continuité des activités repose sur plusieurs éléments importants, comme l’évaluation des principaux risques et l’adoption de plans d’urgence adaptés à la gestion de ces risques. L’assurance des entreprises et, bien sûr, les plans de reprise et de continuité des activités font aussi partie intégrante de cette planification. Mais avant de vous pencher sur les détails, vous devez savoir exactement où en est votre entreprise – y compris quelles sont ses failles.

Établir une stratégie

Pour créer un bon plan de continuité des activités, vous devez savoir à quels risques vous êtes exposé. Il est probablement impossible de couvrir absolument tous les risques, mais connaître les principales menaces vous aidera à bien vous préparer pour reprendre rapidement vos activités.

Analyse des répercussions sur les activités

Quelle que soit la taille de votre entreprise, l’analyse des répercussions sur les activités vous aidera à prévoir les conséquences d’une interruption majeure. La première étape consiste à dresser la liste de vos services, produits et activités névralgiques et à les classer en ordre de priorité. Vous saurez ainsi où concentrer votre attention.

Téléchargez notre formulaire d’analyse des répercussions sur les activités pour commencer votre plan!

Il faut aussi tenir compte de la probabilité qu’un type d’incident donné survienne. À ce chapitre, le secteur d’activité et l’emplacement de votre entreprise sont souvent des facteurs déterminants (par exemple, une entreprise située en bordure d’une rivière risque d’être particulièrement vulnérable aux inondations). Il y a néanmoins des menaces universelles qui planent sur toutes les petites entreprises, comme les pandémies et les cyberrisques. De nos jours, les stratégies de continuité des activités devraient donc prévoir la meilleure façon de réagir devant la propagation rapide d’un virus et de surmonter les arnaques par hameçonnage, les attaques de maliciels et toutes les autres cybermenaces associées aux appareils connectés.

Contenu du plan

Il existe un type de plan pour chaque aspect d’une situation d’urgence. Les trois qui suivent sont indépendants, mais vous pouvez les utiliser conjointement pour aider votre entreprise à se relever d’une crise. Le plan d’intervention en cas d’incident s’exécute durant la crise (catastrophe naturelle, atteinte à la protection des données, cyberattaque ou autre) pour gérer et contenir les dommages. Le but est de limiter les dégâts, mais aussi les coûts de l’incident dans l’immédiat – une intervention importante à court terme.

Le plan de reprise après sinistre entre en jeu après cette intervention d’urgence. Il sert à mettre en place des mesures pour continuer d’endiguer la crise et, comme le plan précédent, il doit définir clairement le rôle joué par chacun dans la reprise des activités.

Lorsqu’il est question de cyberrisques, le plan de reprise après sinistre porte avant tout sur les données : il prévoit par exemple la restauration de l’infrastructure informatique (même pour un très petit réseau) et la récupération des copies de sauvegarde stockées hors des lieux. Dans le cas des catastrophes naturelles, comme les inondations, les feux incontrôlés, les tremblements de terre et les ouragans, les mesures à prévoir sont tout autres : génératrice, ligne de communication directe avec les spécialistes en équipement et les fournisseurs, etc.

Quant au plan de continuité des activités, il ratisse plus large que le plan de reprise après sinistre et inclut souvent des éléments des autres plans. Il adopte une vision plus globale et accorde généralement la priorité aux préoccupations d’affaires, comme trouver un lieu de travail sûr pour les employés et déployer une campagne de relations publiques pour limiter les dégâts. Il a aussi pour objectif d’assurer le fonctionnement ininterrompu des connexions réseau, de l’équipement et des applications essentielles.

Trois conseils aux petites entreprises pour préparer un bon plan de continuité

Que votre entreprise soit grande ou petite, une foule d’éléments entrent en ligne de compte. Les modèles de plans de reprise après sinistre et de continuité des activités peuvent donc s’avérer utiles, car ils vous aideront à structurer votre stratégie et vous amèneront à réfléchir à des éléments auxquels vous n’auriez peut-être pas pensé.Toutefois, vous pouvez (et devez) adapter vos plans à la réalité de votre entreprise.

Voici quelques conseils pour créer un plan de continuité personnalisé.

1. Deux têtes valent mieux qu’une

Imaginer tous les scénarios catastrophes possibles n’a rien d’une partie de plaisir, mais en réunissant maintenant votre équipe pour discuter des risques manifestes (et de ceux qui sont moins évidents), vous serez en mesure de créer un plan qui vous aidera à bien réagir en cas de crise.

Pour commencer, posez-vous des questions comme :

Notre bâtiment est-il vulnérable aux phénomènes météo extrêmes ou aux catastrophes naturelles? Si oui, vous aurez intérêt à prévoir un lieu de travail secondaire ou à distance pour accueillir votre équipe en cas d’évacuation forcée. Voyez également si vous pouvez améliorer vos systèmes d’alerte ou d’alarme actuels pour réagir plus rapidement.

Nos dossiers sont-ils à jour? Une liste complète des coordonnées des personnes importantes, comme les fournisseurs de biens et de services, les services d’urgence et les spécialistes en équipement, vous simplifiera la vie et vous fera gagner un temps précieux pendant que vous vous démenez pour limiter les dommages et les pertes. À l’inverse, si les coordonnées ne sont plus à jour, la reprise de vos activités pourrait être retardée de plusieurs heures, voire plusieurs jours.

Comment gérons-nous les données? Les méthodes des cybercriminels étant de plus en plus sophistiquées, il est plus important que jamais de sauvegarder fréquemment vos fichiers essentiels sur un disque partagé ou externe. Les serveurs en nuage, par exemple, sont un bon moyen de récupérer vos données de façon sûre et rapide. Si vous n’avez pas de service des TI pour maintenir vos mesures de sécurité à jour, n’oubliez surtout pas de former vos employés sur la détection et la réduction des cyberrisques.

Sommes-nous une cible pour les criminels comme les voleurs? Si vous travaillez avec des matériaux ou des biens de grande valeur, des informations sensibles ou tout autre élément alléchant pour les voleurs, votre personnel doit savoir comment réagir en cas d’entrée par effraction ou de confrontation. Pensez aussi à moderniser vos systèmes de surveillance.

Cette liste n’est qu’un simple point de départ : les risques auxquels vous êtes exposé peuvent dépendre d’une tonne d’autres facteurs. C’est pourquoi il vaut mieux réunir votre équipe pour envisager toutes les éventualités.

2. Un pour tous, tous pour un

Tout le monde doit avoir – et connaître – son rôle à jouer dans la reprise des activités. Les situations d’urgence sont souvent chaotiques, et sans une répartition claire des tâches, la pagaille peut vite s’installer.

Si vous n’avez pas d’équipe de relations publiques, nommez un responsable des communications de crise (et rédigez une déclaration à l’avance pour simplifier les choses). Quelques employés devraient avoir une formation de base en premiers soins; ils pourront ainsi offrir une assistance immédiate en attendant l’arrivée des secours.

Plusieurs personnes devraient connaître les rouages des postes importants pour éviter que tout s’arrête en l’absence d’un employé clé.

Vous ne devez pas être la seule personne à savoir où se trouvent les documents importants : mettez un collègue dans le coup pour qu’il puisse accéder aux numéros d’urgence et aux documents d’assurance si vous n’êtes pas sur place. Un plan d’urgence prévoyant l’accès à distance aux données, des arrangements externes et des déclarations rédigées d’avance expliquant l’état de vos activités vous aidera à maintenir vos activités. Il peut aussi être utile de regrouper les employés en équipes d’urgence pour mieux organiser les interventions.

3. C’est en forgeant qu’on devient forgeron

Il ne suffit pas de mettre le plan de reprise en place : encore faut-il le tester et l’ajuster régulièrement. Une fois que vous avez clairement expliqué (et consigné) la marche à suivre en cas d’incendie, de cyberattaque, de vol ou d’autres sinistres, c’est une bonne idée de mettre le tout à l’essai.

Les exercices d’évacuation et de simulation et la formation continue du personnel vous aideront à vérifier si votre plan fonctionne bien. Vous avez trouvé un point faible? Rectifiez le tir! Le plus important, c’est d’avoir un plan de continuité des activités adapté à votre réalité. Il faut donc le tester et le réviser souvent. Plus vous le mettrez à l’épreuve, plus vous serez en mesure de le peaufiner, plus votre équipe le maîtrisera, et plus vous serez prêts à intervenir en cas d’urgence.

Faites appel à un expert

N’oubliez pas que bien des choses dépendent de votre plan de continuité des activités – y compris votre réputation. Et comme les nouvelles se répandent vite en cette ère du numérique, vous devez réagir aussi rapidement que possible pour rassurer vos clients et partenaires lorsqu’un incident entrave vos activités. Si vous communiquez honnêtement et efficacement tout en exécutant votre plan, vous avez de meilleures chances de conserver la loyauté de votre clientèle et votre avantage concurrentiel.

Selon la taille et la nature de votre entreprise, vous pourriez gagner à retenir les services d’experts pour élaborer de bons plans d’intervention, de reprise et de continuité. Les éléments à considérer sont nombreux, et comme on dit, « mieux vaut prévenir que guérir ». Un spécialiste en gestion des risques peut vous aider à évaluer les risques et à enrichir votre stratégie de solutions de surveillance et de formation soigneusement choisies.