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La pandémie de COVID-19 a eu des répercussions sur les petites entreprises de tout le pays, et bon nombre d’entre elles ont dû réorienter leurs activités presque sans préavis. Que ce soit les meilleures pratiques de prévention des infections, les restrictions en vigueur pour les rassemblements ou toute autre directive de santé publique, vous devez rester au courant de toute nouvelle information concernant le virus. Au Canada, plus de 50 % de la population est complètement vaccinée. C’est une bonne nouvelle pour les entreprises, puisque cela réduit le risque d’infection et aide aux conditions que leur permettent de rester ouvertes.

Par contre, si le nombre de cas bondissait de nouveau, le virus pourrait connaître une résurgence. Bon nombre d’entreprises durement touchées par les confinements précédents craignent de ne pas survivre à une autre fermeture. Il est donc primordial qu’elles se préparent dès maintenant pour être en mesure de surmonter de nouvelles restrictions ou un autre confinement.

Plusieurs ressources peuvent vous aider à évaluer votre situation actuelle et à anticiper l’avenir. Par exemple, la Fédération canadienne de l’entreprise indépendante (FCEI) a mis sur pied un Centre d’aide aux PME  qui répond aux questions sur la continuité des activités, l’aide financière et les ressources humaines en contexte de COVID-19.

La Banque de développement du Canada (BDC) a également plusieurs ressources sur la COVID-19, comme des articles de blogue et des webinaires proposant des conseils pour vous aider à maintenir votre entreprise à flot en cas de nouvelle vague.

La lutte contre la pandémie de COVID-19 se poursuit. Pour vous aider à assurer la sécurité de votre entreprise et à vous préparer à une autre vague, nous vous présentons quelques idées pour votre plan de continuité des opérations.

Évaluez votre gestion des vagues précédentes

Vous pouvez tirer des leçons de la façon dont vous avez réagi aux vagues précédentes de la pandémie. Parlez à vos employés, à vos partenaires et à vos fournisseurs pour savoir ce qui a bien été et ce qu’il faut améliorer. EY Canada (anciennement Ernst & Young) conseille aux entreprises de revoir leur plan de continuité des activités : « En cas de défaillance, les entreprises voudront en déterminer les causes fondamentales et cerner les problèmes relatifs au calendrier d’intervention, au manque d’infrastructures, aux pénuries de main-d’œuvre ou au contexte externe. »

Les petites entreprises n’ont pas toutes un plan de continuité des activités, ce qui ne doit pas les empêcher de trouver l’origine des problèmes ou des goulots d’étranglement rencontrés auparavant et de voir comment elles auraient pu se remettre sur pied plus vite. Elles devraient ainsi évaluer la fiabilité de leurs fournisseurs, leur capacité d’entreposage, la disponibilité du personnel compétent et leur capacité à prendre le virage numérique. Pour survivre aux prochaines vagues, il sera essentiel d’adopter un modèle d’affaires résilient.

Avez-vous eu des problèmes de stocks ou d’effectif, ou manqué d’équipement de protection individuelle (EPI)? Avez-vous pu réorienter vos activités pour continuer à générer un revenu? Après avoir analysé votre gestion des vagues précédentes, élaborez de nouvelles politiques et procédures pour consolider ce qui a bien fonctionné et corriger les problèmes. Suivez aussi l’évolution des règles et meilleures pratiques pour prévenir la COVID-19 en milieu de travail.

Priorités : sécurité des employés et communication

Sans vos employés, vous n’êtes rien. Leur sécurité et leur bien-être devraient donc être vos priorités absolues. Comme on peut le lire dans l’article sur le plan de continuité des activités liées à la COVID-19 d’EY : « Les gens se tournent vers leur employeur, les collectivités et les dirigeants du gouvernement pour obtenir des informations. Le fait de répondre à leurs préoccupations en faisant preuve d’ouverture et de transparence peut grandement contribuer à stimuler leur engagement. »

Pour assurer la sécurité de vos employés et de vos clients, il est important de suivre toutes les directives fédérales, provinciales et municipales. En outre, vous devriez évaluer vos risques organisationnels; certaines entreprises, comme les restaurants et les commerces de détail, sont en effet plus exposées que d’autres. Appliquez aussi les leçons que vous avez tirées des vagues précédentes pour mieux gérer les impondérables.

Faites le plein d’articles de base

Peut-être avez-vous l’EPI, le désinfectant pour les mains et le matériel de désinfection nécessaires pour satisfaire aux exigences actuelles, mais il faut aussi prévoir une éventuelle hausse des cas et un nouveau confinement. Commencez dès maintenant à acheter des articles de base ou à chercher des fournisseurs de confiance; vous éviterez ainsi la cohue provoquée par une augmentation des cas. En effet, vous aurez quand même besoin de réserves si vous offrez un service de ramassage au comptoir ou en bordure de trottoir pendant un nouveau confinement.

Mettez de l’ordre dans vos finances

« Les entreprises doivent aborder les choses en se rappelant que les subventions prendront fin un jour et se dire que des revenus perdus le sont à tout jamais. Autrement dit, il ne faut pas compter sur des revenus hypothétiques », explique le conseiller en affaires Eitan Dehtiar dans un article de CPA Canada.

Sachant cela, les entreprises devraient se constituer un coussin financier. Mais selon Eitan Dehtiar, beaucoup de petites entreprises n’en ont pas, en particulier depuis les pertes de revenus des derniers mois. Il suggère donc de dresser « un plan global de réduction des coûts, en s’efforçant de transformer le plus de coûts fixes possible en coûts variables, pour s’adapter en réduisant les sorties de fonds ».

Pour sa part, EY conseille aux entreprises d’évaluer leurs liquidités à court terme et de surveiller attentivement leurs flux de trésorerie pour anticiper tout manque à gagner potentiel, mieux contrôler le recouvrement des créances et gérer l’accumulation des stocks. Quant au cabinet comptable Grant Thornton, recommande d’adopter une méthode de gestion des flux de trésorerie basée sur les recettes et les dépenses, de réaliser des prévisions régulièrement et de les tester pour savoir si les liquidités sont suffisantes.

Envisagez de modifier votre modèle d’affaires

Dans le sixième sondage éclair sur la COVID-19, mené par PwC en juin 2020 auprès de chefs de la direction financière américains, les répondants ont indiqué que le retour au niveau de revenus pré-COVID-19 dépendra de la capacité des entreprises à s’adapter et à faire preuve d’agilité dans ce nouveau contexte. Parmi eux, 63 % s’attendent à ce que les entreprises doivent avant tout faire évoluer leurs produits ou leurs services pour récupérer ou bonifier leurs revenus.

Selon BDC, trop de PME se spécialisent dans un seul produit, service ou marché, ce qui exerce une pression immense sur elles, en particulier durant une pandémie. Il serait bon d’explorer des marchés connexes ou d’offrir de nouveaux produits ou services dont vos clients actuels pourraient avoir besoin. Par exemple, pendant la première vague de COVID-19, des créateurs de mode se sont lancés dans la confection de masques, et des distilleries, dans la production de désinfectant pour les mains.

BDC suggère également d’accroître la résilience de la chaîne d’approvisionnement. « Depuis des décennies, par souci de rentabilité, on s’approvisionne et on impartit nos activités dans des pays lointains », indique Leon Van Der Poel, conseiller d’affaires principal à BDC Services-conseils, dans un article de blogue. « Or, on s’est aperçu récemment que le fait d’avoir une chaîne d’approvisionnement plus régionale présentait des avantages pour la continuité des affaires. »

Renforcez votre présence en ligne

Entre février et mai 2020, les ventes au détail totales ont reculé de 17,9 % au Canada, mais les ventes en ligne ont grimpé de 99,3 %. Les différentes mesures de quarantaine et de confinement imposées au début de la pandémie ont amené les consommateurs à décupler leurs activités en ligne.

À la lumière de ces chiffres, votre entreprise doit avoir une solide présence en ligne pour être prête à affronter une prochaine vague de COVID-19. Même si vous avez sans doute déjà un site Web, il faudrait peut-être développer une plateforme pour offrir vos produits et vos services en ligne (selon la nature de vos activités).

Le site StartupNation mentionne différents fournisseurs de services, comme Shopify, Wix et Squarespace, qui facilitent la création de plateformes de commerce en ligne à un coût raisonnable. Toujours selon ce site, il est payant de peaufiner son image de marque, de bien organiser son service d’expédition et de planifier ses activités de marketing, en particulier le référencement payant. Nous avons aussi compilé une liste d’applications de télétravail gratuites pour soutenir votre productivité et aider vos employés à collaborer en ligne.

BDC propose plusieurs ressources pour vous aider à établir votre présence en ligne et à passer au commerce électronique. Mais le virage numérique ne s’arrête pas à la vente. Par exemple, de nombreuses PME ont encore des processus manuels sur papier. « Ces processus ne tiennent pas lorsque les gens sont dans des espaces physiques différents, et ils n’évoluent pas non plus, ce qui limite le potentiel de croissance de l’entreprise », indique Leon Van Der Poel de BDC.

Préparez-vous à la nouvelle normalité

Qui dit préparation à une nouvelle vague dit préparation à une pandémie future. Selon les experts en infectiologie, la pandémie de COVID-19 ne sera peut-être pas la seule que nous traverserons au cours de notre vie. Certains des changements mis en œuvre aujourd’hui pourraient faire partie du décor définitivement, comme la distanciation physique dans les commerces de détail et lieux de divertissement.

En vous préparant, en mettant de l’ordre dans vos finances et en adaptant votre entreprise aux nouvelles réalités en ligne, vous, vos employés et votre entreprise pourriez être mieux outillés pour affronter une nouvelle vague de COVID-19.

Pour en savoir plus sur les façons d’aider à protéger votre entreprise durant une pandémie, consultez notre page de ressources sur la COVID-19.

Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements présentés. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus pour responsables des pertes pouvant découler de leur utilisation.