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Un aspect essentiel qui passe souvent inaperçu dans la gestion d’une petite entreprise est la nécessité d’avoir un plan de continuité des activités solide. En effet, l’élaboration d’un tel plan peut s’avérer inestimable pour un propriétaire de petite entreprise qui voudrait protéger son entreprise en cas de perturbation, comme une tempête entraînant une panne d’électricité ou un vol de véhicule de fonction.
Le plan de continuité est en fait votre guide pour arriver à maintenir vos activités dans des conditions défavorables. Qu’il s’agisse d’une catastrophe naturelle ou d’une cyberattaque, ce plan peut vous aider à anticiper les risques, à protéger vos actifs et à assurer la poursuite de vos activités.
Votre plan de continuité des activités doit prévoir des mesures pour vous permettre de poursuivre vos activités, d’établir des lignes de communication et d’assurer la sécurité de vos employés et de vos clients. Il s’agit d’un document dynamique qui évolue avec votre entreprise, reflétant les changements de structure et de réglementation ainsi que toute leçon notable pouvant être tirée d’incidents antérieurs.
Les petites entreprises sont souvent confrontées à des défis particuliers dans ce type de situation. En effet, des ressources limitées et une main-d’œuvre restreinte peuvent aggraver les conséquences des perturbations. C’est pourquoi il est important d’accorder une attention particulière aux détails lors de l’élaboration de votre plan de continuité des activités.
De l’analyse des répercussions sur les activités à l’identification des fonctions essentielles de l’entreprise, les mesures que vous prenez pour protéger votre petite entreprise peuvent faire la différence entre son rétablissement et la possibilité qu’elle subisse des dommages irréparables.
Un plan de continuité des activités solide comprend plusieurs éléments. Il doit premièrement indiquer l’objet et la portée des activités de l’entreprise, puis définir clairement les objectifs et les responsabilités de tous les services et gammes de services. C’est ce travail initial qui prépare le terrain pour chaque étape suivante.
Votre plan doit également comprendre une évaluation complète des risques, dans laquelle sont détaillés les dangers probables et les mesures de protection mises en place pour en réduire l’incidence. En outre, une analyse approfondie des répercussions sur l’entreprise permet de déterminer les effets que pourrait avoir une interruption des activités sur votre exploitation.
N’oubliez pas d’inclure les principales parties prenantes et leurs coordonnées, les besoins en ressources, les stratégies de récupération des données et les procédures de gestion. Chaque section de votre plan de continuité des activités constitue une protection vitale, car l’information qu’il contient servira à faire en sorte que les fonctions essentielles de votre entreprise restent protégées.
L’évaluation des menaces et des risques auxquels votre entreprise est confrontée est une étape essentielle à accomplir au début de la planification de la continuité des activités. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez examiner de près les facteurs internes et externes susceptibles de perturber vos activités.
Tenez compte des risques géographiques, tels que les incidents liés aux conditions météorologiques ou la proximité de zones très fréquentées. Les cybermenaces sont plus présentes que jamais, car de nombreuses activités commerciales se déroulent en ligne. Tenez-vous au courant des derniers incidents en matière d’hameçonnage, de violations de données et de logiciels malveillants qui ciblent les petites entreprises.
La rotation de personnel, les pannes informatiques et les perturbations de la chaîne d’approvisionnement ne sont que quelques-unes des vulnérabilités internes dont il faut tenir compte. La formation périodique du personnel, les mises à jour technologiques et la diversification des fournisseurs peuvent contribuer à atténuer ces risques.
Bien sûr, imaginer tous les scénarios de catastrophes possibles n’a rien d’une partie de plaisir, mais en prenant le temps de définir les risques flagrants (et moins flagrants) maintenant, vous serez en mesure de créer un plan qui vous aidera à bien réagir en cas de crise.
Pour commencer, posez-vous des questions comme :
Mon bâtiment est-il vulnérable aux phénomènes météo extrêmes ou aux catastrophes naturelles? Si oui, vous aurez intérêt à prévoir un lieu de travail secondaire ou à distance pour accueillir votre équipe en cas d’évacuation forcée. Voyez également si vous pourriez améliorer vos systèmes d’alerte ou d’alarme actuels pour réagir plus rapidement.
Mes dossiers sont-ils à jour? Une liste complète des coordonnées des personnes importantes, comme les fournisseurs de biens et de services, les services d’urgence et les spécialistes en équipement, vous simplifiera la vie et vous fera gagner un temps précieux en cas de perturbation des activités. À l’inverse, si les coordonnées ne sont plus à jour, la reprise de vos activités pourrait être retardée de plusieurs heures, voire plusieurs jours.
Comment mes données sont-elles gérées? Il est plus important que jamais de sauvegarder fréquemment vos fichiers essentiels sur un disque partagé ou externe. Les serveurs en nuage, par exemple, sont un bon moyen de récupérer vos données de façon sûre et rapide. Si vous n’avez pas de service des TI pour maintenir vos mesures de sécurité à jour, n’oubliez surtout pas de former vos employés sur la détection et la réduction des cyberrisques.
Suis-je une cible pour les criminels comme les voleurs? Si vous travaillez avec des matériaux ou des biens de grande valeur, des renseignements confidentiels ou tout autre élément alléchant pour les voleurs, votre personnel doit savoir comment réagir en cas d’entrée par effraction ou de confrontation. Pensez aussi à moderniser vos systèmes de surveillance.
Les risques auxquels vous êtes exposé peuvent dépendre de beaucoup de facteurs. C’est pourquoi il vaut la peine de réfléchir aux problèmes potentiels qui pourraient affecter vos activités.
Maintenant que vous avez cerné les risques, il est important de déterminer quels éléments sont essentiels au maintien des activités de l’entreprise. Il peut s’agir de la communication avec les clients, de la sauvegarde des données ou de la gestion de la chaîne d’approvisionnement.
Il est impossible de prévoir tous les scénarios envisageables, mais vous devez disposer d’un plan structuré pour les perturbations les plus probables. Soyez précis en décrivant qui fait doit faire quoi, quand et comment, et en précisant les renseignements sur l’emplacement secondaire et les solutions technologiques de reprise.
Votre plan doit préciser l’affectation des ressources humaines, financières et matérielles nécessaires à la poursuite des activités. Il s’agit notamment d’établir des partenariats avec des prestataires de services compétents pour apporter un soutien en cas de crise.
La clarté et la rapidité des communications peuvent faire toute la différence dans la réponse à une perturbation. Veillez à ce que tous les employés, les clients, les fournisseurs et les autorités de réglementation sachent comment obtenir des renseignements en cas de crise.
Des séances de formation et des exercices réguliers permettent à chacun de garder à l’esprit le plan de continuité des activités. Cela peut également permettre d’évaluer et d’affiner le plan sur la base d’une application réelle.
Un plan de continuité des activités n’est pas un exercice unique. C’est un élément dynamique de la gestion de votre entreprise qui doit évoluer au même rythme que votre entreprise et l’environnement dans lequel elle exerce ses activités.
Établissez un calendrier de révision de votre plan, y compris un examen annuel des risques, des ressources et des changements opérationnels. Examinez les incidents qui se sont produits ou ceux qui ont été évités de justesse pour vous aider à renforcer votre plan pour l’avenir.
Restez au courant de ce qui se passe dans votre environnement professionnel. L’évolution des technologies ou de la réglementation ainsi que des événements mondiaux peut entraîner le besoin de mettre à jour votre plan de continuité des activités.
Selon la taille et la nature de votre entreprise, vous pourriez gagner à retenir les services d’experts pour élaborer de bons plans d’intervention, de reprise et de continuité. Les éléments à considérer sont nombreux, et comme on dit, « mieux vaut prévenir que guérir ». Communiquez avec nous dès aujourd’hui!
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