Guide de tenue de registres pour les entrepreneurs en construction

Jour après jour, les entrepreneurs indépendants doivent jongler entre différents chantiers, ce qui les tient fort occupés. C’est pourquoi ils en viennent parfois à se demander où sont passés certains outils et combien il leur en coûterait pour les remplacer. Peut-être l’équipement a-t-il été perdu, mais il se peut aussi qu’il ait été volé. Dans tous les cas, vous avez besoin de vos outils pour faire votre travail, et ce genre de perte risque d’avoir une incidence sur vos profits et sur les délais d’exécution des travaux.

En 2021, près de 1 milliard de dollars d’équipement et d’outils ont été volés à des ouvriers et des entrepreneurs en construction. L’équipement lourd et les gros outils sont une cible de choix pour les voleurs, puisqu’ils sont faciles à voler et à vendre.

Même si vous rangez votre équipement et vos outils en lieu sûr, vous ne pourrez pas prévenir tous les vols. C’est pourquoi la tenue de registres est si importante. Cela vous aidera à tenir un inventaire détaillé de tout votre équipement et de tous vos outils. Ainsi, vous saurez où ils se trouvent et s’ils ont été volés ou simplement égarés.

Les avantages de la tenue de registres pour les entrepreneurs

Tenir des registres présente bien des avantages pour les entrepreneurs en construction :

• Vous connaissez l’inventaire de vos outils et de votre équipement
• Vous pouvez suivre facilement vos dépenses en outils et en équipement.
• Vous restez à jour en matière d’entretien.
• Vous avez tous les détails sur les outils et l’équipement en mains, ce qui pourrait faciliter leur récupération en cas de vol.

Premiers pas : de quoi ai-je besoin pour tenir des registres?

La tenue de registres, c’est plus que de dresser une liste! Vous aurez peut-être besoin de temps pour établir l’inventaire initial, mais il sera ensuite facile de le mettre à jour. Il est important de bien choisir le lieu, le moment et la méthode à privilégier pour vous acquitter de cette tâche.

Lieu : De préférence, choisissez un endroit tranquille (avec une table ou un bureau) où vous pourrez conserver documents et dossiers. Si vous occupez déjà un bureau, où vous rangez vos dossiers et votre ordinateur, c’est un bon endroit pour vous installer.

Moment : Il est important d’intégrer cette tâche à votre routine; choisissez un moment opportun, que ce soit à la fin de chaque journée de travail, tous les dimanches, tous les mardis et jeudis, ou à tout autre moment qui vous convient.

Méthode : Comment souhaitez-vous organiser et consulter l’information? Un ordinateur ou une tablette sera très utile pour tenir des registres électroniques. La tablette est dotée d’un appareil photo, et avec un ordinateur portable ou un appareil mobile, vous pourrez consulter vos dossiers n’importe où. Vous pouvez utiliser un logiciel, une application ou une simple feuille de calcul. En outre, il serait judicieux de faire une copie papier des registres, au cas où votre ordinateur refuserait de coopérer.

Il n’est toutefois pas essentiel de tenir un registre électronique; vous pouvez très bien consigner tous les renseignements à la main dans un cartable. L’important, c’est de choisir la méthode la plus pratique pour vous. Plus les choses seront simples, plus ce sera facile d’être discipliné.

Renseignements à inclure dans les registres d’un entrepreneur en construction

Votre registre peut être aussi sommaire ou détaillé que vous le souhaitez. Plus vous y consignerez de détails, il devrait vous être utile.Voici certains renseignements que les entrepreneurs en construction auraient intérêt à prendre en note :

• Description, y compris le marquage et les logos qui vous aideront à reconnaître un outil.
• Marque et modèle
• Numéros de série et d’identification

Si vous souhaitez mettre un peu plus de chair autour de l’os, vous pouvez aussi noter le prix et les dates d’entretien, et prendre des photos.

Fréquence des mises à jour

Il n’y a pas de règle absolue, mais nous recommandons aux entrepreneurs de mettre leurs registres à jour le plus souvent possible. Si vous arrivez à tenir vos registres tout en accomplissant votre travail en construction, vos dossiers seront toujours à jour.

Conséquences d’une mauvaise gestion des registres

Tout registre doit être fidèle, précis, fiable et facile à mettre à jour, sans quoi vous risquez :

• d’avoir des dossiers inexacts;
• de ne pas avoir les renseignements importants sous la main si (ou quand) vous devez présenter une demande d’indemnisation ou signaler un vol;
• de ne pas bien connaître votre inventaire, et donc d’acheter de l’équipement en double ou des outils inutiles;
• d’oublier de faire l’entretien nécessaire;
• d’être mal préparé pour un projet parce que vous ne savez pas si vous avez le bon équipement.

Tenir des registres : une gestion des stocks bonifiée

Les entrepreneurs en construction fournissent des services, des biens et des matériaux. Ils assurent aussi la planification, la gestion et la coordination des chantiers. En tenant des registres de vos outils et de votre équipement, vous aurez tous les renseignements nécessaires en cas de vol. Malgré tout, il vous est impossible de surveiller un chantier en tout temps. Si vous cherchez des protections additionnelles pour votre entreprise, une assurance pour entrepreneurs pourrait vous convenir. Pour en savoir plus, consultez notre page sur l’assurance pour entrepreneurs dès aujourd’hui.

Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements présentés. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables des pertes pouvant découler de l’utilisation de ces renseignements.