Ménage de printemps : sept conseils pour les petites entreprises

Ça sent le printemps, et la hausse du mercure est une belle occasion de prendre un nouveau départ. Pourquoi ne pas vous lancer dans le bon vieux ménage de printemps, en particulier si vous avez un peu perdu le contrôle pendant l’hiver? Peu importe où vous travaillez (à la maison ou dans un local loué), votre bureau commence peut-être à crouler sous les documents et les stocks. Un espace de travail désordonné peut freiner la productivité, ce qui risque de nuire à vos finances. Mais ce n’est pas tout : vous, vos clients ou d’autres visiteurs pourriez trébucher sur les traîneries et tomber. Dans les faits, plus de 42 000 Canadiens se blessent chaque année à la suite d’une chute. C’est pourquoi nous proposons aux propriétaires de petite entreprise des conseils pour faire un bon ménage de printemps, qui, avec un peu de chance, traversera les saisons!

Conseil 1 : Divisez votre espace en plusieurs aires de travail

Peu importe l’espace dont vous disposez, pour l’utiliser de façon optimale, vous devez savoir à quoi il vous servira. Vous avez besoin d’une zone réservée à votre ordinateur? D’une bibliothèque pour vos ouvrages de référence? D’une pièce calme pour les réunions? D’une aire de rangement pour les stocks? Délimitez des périmètres pour chacune de vos activités quotidiennes afin d’y exécuter vos tâches et d’y ranger le matériel nécessaire. Vous serez ainsi bien outillé pour optimiser votre espace de travail.

Conseil 2 : Créez un système de classement des documents papier

De plus en plus d’entreprises délaissent le papier, mais ça ne veut pas dire que vous devez complètement l’éliminer. Prévoyez des dossiers pour classer les documents papier par projets, services ou sujets. Prenez l’habitude de faire le tri chaque semaine des feuilles sur votre bureau et débarrassez-vous des documents inutiles. Classez ensuite ce qui reste dans les bons dossiers. Ainsi, votre bureau sera toujours en ordre et vous trouverez vos documents plus rapidement.

Conseil 3 : Faites le ménage de votre boîte de réception

La version 2.0 du ménage de printemps! La plupart d’entre nous croulent sous les courriels et passent beaucoup trop de temps à fixer leur boîte de réception. De bonnes habitudes de gestion des courriels peuvent vous aider à dompter votre fouillis électronique. Comme avec le papier, vous devez trouver un système de classement des courriels. Créez des dossiers, programmez des rappels dans votre calendrier Outlook pour les tâches urgentes et regroupez les conversations pour retrouver plus rapidement les vieux courriels.

Conseil 4 : Réservez un panier ou un tiroir pour le rangement temporaire

Une bonne façon de réduire le désordre au minimum est de réserver un panier ou un tiroir pour le rangement temporaire. Préparez-vous pour le mois à venir en mettant tout ce dont vous aurez besoin à cet endroit, notamment les documents, les publications, les notes et le nécessaire pour vos événements. L’essentiel sera alors concentré au même endroit. À la fin du mois, videz votre panier ou votre tiroir et recommencez pour le mois suivant.

Conseil 5 : Gardez uniquement l’essentiel à portée de main

Nous avons souvent tendance à occuper chaque centimètre de notre espace de travail. Mais n’oubliez pas que le désordre visuel reste du désordre. Vous devriez garder à portée de main uniquement ce dont vous avez besoin dans l’immédiat, comme votre ordinateur portable, un calepin de notes, votre agenda, des crayons et une tasse. Rangez tout le reste dans les aires de travail désignées, dans votre tiroir range-tout ou dans votre panier de rangement temporaire.

Conseil 6 : Corrigez le plus de surfaces inégales possible

Même si l’hiver est derrière nous, quelqu’un pourrait quand même faire une chute sur le périmètre de votre entreprise, dans l’entrée, dans le stationnement ou même sur le trottoir. En faisant le ménage à l’intérieur, vérifiez que les tapis sont bien étendus et fixés au sol. À l’extérieur, prenez les mesures nécessaires pour rendre les surfaces inégales ou inclinées sécuritaires.

Conseil 7 : Dissimulez les cordons et les câbles

Vous utilisez une panoplie d’outils, de gadgets et d’appareils électroniques pour faire rouler votre entreprise? Sachez que vos clients pourraient se blesser si vous laissez traîner des cordons – pensez au nombre de fois où vous avez trébuché sur le câble d’alimentation de votre ordinateur portable en allant chercher du maïs soufflé à la cuisine. En mettant de l’ordre dans vos outils et vos appareils électriques, dissimulez bien les cordons pour éviter que quelqu’un s’y prenne les pieds. Pour votre ordinateur, pourquoi ne pas utiliser un cache-fils, des attache-câbles ou même des pince-feuilles? Si vous utilisez souvent des outils électriques ou d’autres appareils du genre, ne les laissez pas traîner pendant que vous travaillez.

Avec un plan efficace et la bonne attitude, la corvée ménage sera beaucoup moins décourageante.

Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements présentés. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus pour responsables des pertes pouvant découler de leur utilisation. Consultez votre contrat d’assurance pour connaître les conditions et les exclusions qui s’appliquent.