Jour après jour, les entrepreneurs indépendants doivent jongler entre différents chantiers, ce qui les tient fort occupés. C’est pourquoi ils en viennent parfois à se demander où sont passés certains outils et combien il en coûterait pour les remplacer. Peut-être l’équipement a-t-il été perdu, mais il se peut aussi qu’il ait été volé. Dans tous les cas, vous avez besoin de vos outils pour faire votre travail, et ce genre de perte risque d’avoir une incidence sur vos profits et sur les délais d’exécution des travaux.

Chaque année au Canada, des millions de dollars d’outils et d’équipement sont volés. L’équipement lourd et les gros outils sont une cible de choix pour les voleurs : en plus d’être faciles à voler, ils sont faciles à revendre.

Même si vous rangez votre équipement et vos outils en lieu sûr, vous ne pourrez pas prévenir tous les vols. Ce que vous pouvez faire par contre, c’est dresser un inventaire détaillé de tout votre équipement et de tous vos outils pour savoir où ils se trouvent et s’ils ont été égarés ou volés.

Les avantages de tenir un inventaire

Tenir un inventaire détaillé présente bien des avantages pour les entrepreneurs en construction :

• Vous savez quels outils et quel équipement vous possédez.
• Vous pouvez suivre facilement vos dépenses pour les outils et l’équipement.
• Vous restez à jour en matière d’entretien.
• Vous avez tous les détails sur les outils et l’équipement en mains, ce qui facilitera leur remplacement en cas de vol.

Premiers pas : de quoi ai-je besoin pour tenir un inventaire?

Dresser un inventaire ne se résume pas à faire une liste d’épicerie! Vous aurez peut-être besoin de temps pour établir l’inventaire initial, mais il sera ensuite facile de le mettre à jour. Il est important de bien choisir le lieu, le moment et la méthode à privilégier pour vous acquitter de cette tâche.

Lieu : De préférence, choisissez un endroit tranquille (avec une table) où vous pourrez conserver documents et dossiers. Si vous occupez déjà un bureau, où vous rangez vos dossiers et votre ordinateur, c’est un bon endroit pour vous installer!

Moment : Il est important d’intégrer cette tâche à votre routine; choisissez un moment opportun, que ce soit à la fin de chaque journée de travail, tous les dimanches, tous les mardis et jeudis, ou à tout autre moment qui vous convient.

Méthode : Comment souhaitez-vous organiser et consulter l’information? Un ordinateur ou une tablette sera très utile pour tenir un inventaire électronique. La tablette est dotée d’un appareil photo, et avec un ordinateur portable ou un appareil mobile, vous pourrez consulter vos dossiers n’importe où. Vous pouvez utiliser un logiciel, une application ou une simple feuille de calcul. En outre, il serait judicieux de faire une copie papier de l’inventaire, au cas où votre ordinateur refuserait de coopérer.

Il n’est toutefois pas essentiel de tenir un inventaire électronique; vous pouvez très bien consigner le tout à la main dans un cahier.

L’important, c’est de choisir la méthode la plus pratique pour vous. Plus les choses seront simples, plus ce sera facile d’être discipliné.

Renseignements à inclure dans l’inventaire d’un entrepreneur en construction

Votre inventaire peut être aussi sommaire ou détaillé que vous le souhaitez. Plus vous consignerez de détails, plus l’inventaire devrait vous être utile. Voici certains renseignements que les entrepreneurs en construction auraient intérêt à prendre en note :

Description, y compris les inscriptions et les logos qui vous aideront à reconnaître un outil.

• • Marque et modèle
  • Numéros de série et d’identification

Si vous souhaitez mettre un peu plus de chair autour de l’os, vous pouvez aussi noter le prix et la date d’entretien, et prendre des photos.

Fréquence des mises à jour

Il n’y a pas de règle absolue, mais si vous arrivez à exécuter cette tâche tout en accomplissant votre travail, vos dossiers seront toujours à jour.

Conséquences d’une mauvaise gestion de l’inventaire

Tout inventaire doit être fidèle, précis, fiable et facile à mettre à jour, sans quoi vous risquez :

• d’avoir des dossiers inexacts;
• de ne pas avoir les renseignements importants sous la main si (ou quand) vous devez présenter une demande d’indemnisation ou signaler un vol;
• de ne pas savoir quels outils vous possédez, et donc d’acheter de l’équipement en double ou des outils inutiles;
• d’oublier de faire l’entretien nécessaire;
• d’arriver sur un chantier mal préparé parce que vous ne savez pas si vous avez les bons outils.

Tenir un inventaire : une gestion des stocks bonifiée

Les entrepreneurs en construction fournissent des services, des biens et des matériaux. Ils assurent aussi la planification, la gestion et la coordination des chantiers. En tenant un inventaire de vos outils et de votre équipement, vous aurez tous les renseignements nécessaires pour présenter une demande d’indemnisation en cas de vol.

Le présent billet est fourni uniquement à titre informatif et ne vise pas à remplacer les conseils de professionnels. Nous ne faisons aucune assertion et n’offrons aucune garantie relativement à l’exactitude ou à l’intégralité des renseignements présentés. Nous ne pourrons en aucun cas être tenus responsables des pertes pouvant découler de leur utilisation. Consultez votre contrat d’assurance pour connaître les conditions et les exclusions qui s’appliquent.